Quản lý nhà chung cư – các lưu ý từ Kiểm toán viên

Luật Nhà ở 2014 đã có quy định về việc quản lý nhà chung cư, tuy nhiên tình trạng tranh chấp tại các dự án vẫn gia tăng không phân biệt chung cư bình dân hay cao cấp. Theo giới phân tích, một trong các lý do là bởi các văn bản dưới luật còn chồng chéo, chưa rõ ràng, cụ thể và minh bạch. Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 2 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư là một hướng dẫn để thực hiện có hiệu lực từ ngày 2/4/2016. Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31 tháng 10 năm 2019 đã ban hành một số sửa đổi, bổ sung của các thông tư liên quan tới quản lý, sử dụng nhà chung cư. Thông tư có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2020.

 

Tuy nhiên, việc quản lý tài chính chung cư vẫn còn gặp rất nhiều bất cập do việc quản lý tài chính không có bất kỳ một thông tư nào hướng dẫn cụ thể, chỉ là các Quy định của từng chung cư, dựa trên các quan hệ về hợp đồng, các công ty quản lý ghi nhận theo nguyên tắc thực thu thực chi thay vì dự thu dự chi, và việc Ban Quản trị làm việc bán thời gian và có sự thay đổi nhân sự liên tục để kiểm soát các công ty quản lý cũng tạo ra nhiều bất cập trong quá trình kiểm soát tài chính của chung cư.

 

1. Mối quan hệ giữa Chủ đầu tư, Công ty Quản lý, Ban Quản trị và Chủ sở hữu

Thường trong giai đoạn đầu tiên của vận hành nhà chung cư, Công ty Quản lý (BQL) sẽ có trách nhiệm về báo cáo thu chi quỹ vận hành, trong khi Chủ đầu tư (CĐT) có trách nhiệm đối với kinh phí bảo trì (và chủ đầu tư sẽ bàn giao trách nhiệm này cho Ban Quản trị chung cư sau khi Ban Quản trị chung cư được bầu ra).

Trách nhiệm của Công ty Quản lý đối với báo cáo thu chi quỹ vận hành:

  • Lập và trình bày hợp lý báo cáo hoạt động thu chi quỹ vận hành theo các hợp đồng dịch vụ giữa Chủ đầu tư/ Ban Quản trị với các công ty quản lý.
  • Thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả và cần thiết cho việc lập báo cáo hoạt động thu chi quỹ vận hành
  • Đảm bảo không có các gian lận/ nhầm lẫn trong việc lập các báo cáo thu chi quỹ vận hành.

Trách nhiệm của Chủ đầu tư đối với kinh phí bảo trì

Trong giai đoạn đầu, Chủ đầu tư chịu trách nhiệm lập và trình bày báo cáo kinh phí bảo trì phản ánh trung thực và hợp lý số dư của kinh phí bảo trì đối với phần sở hữu chung và riêng của Chung cư. Trong quá trình lập báo cáo lần đầu này, Chủ đầu tư cần phải:

  • Có trách nhiệm lập tài khoản tại tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để tạm quản lý kinh phí bảo trì đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu theo quy định của pháp luật; và
  • Chủ đầu tư có trách nhiệm chuyển giao kinh phí bảo trì đã thu của người mua, thuê mua và kinh phí bảo trì mà chủ đầu tư phải nộp đối với phần diện tích giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 108 của Luật Nhà ở sang tài khoản do Ban quản trị nhà chung cư lập để quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
  • Thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần thiết cho việc lập báo cáo kinh phí bảo trì không có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
  • Chủ đầu tư chịu trách nhiệm đảm bảo việc các sổ sách kế toán thích hợp được lưu giữ để trình bày kinh phí bảo trì, với mức độ chính xác hợp lý, tại bất kỳ thời điểm nào và đảm bảo rằng các sổ sách kế toán tuân thủ với chế độ kế toán đã được áp dụng.
  • Chủ đầu tư cam kết đã tuân thủ những yêu cầu nêu trên trong việc lập báo cáo kinh phí bảo trì kèm theo.

Việc kiểm toán Báo cáo thu chi quỹ vận hành, báo cáo kinh phí bảo trì chung cư thường được tiến hành sau khi có sự bàn giao quản lý của các quỹ về cho Ban quản trị chung cư (BQT) những người được các Chủ sở hữu bầu ra.

 

Hầu hết các Ban Quản trị thường chờ có ý kiến của Công ty kiểm toán mới xác nhận các số liệu mà Chủ đầu tư bàn giao, tuy nhiên, việc chờ đợi thường mất thơi gian rất nhiều do các khó khăn nêu sau:

 

Lần đầu tiên kiểm toán luôn có nhiều khó khăn cho việc kiểm toán phải được thực hiện dựa trên mối quan hệ nhiều bên:

  • Thông tin cung cấp bởi Chủ đầu tư cho giai đoạn chủ đầu tư tự quản lý
  • Thông tin cung cấp bởi Công ty quản lý trong giai đoạn Chủ đầu tư thuê Công ty quản lý
  • Thông tin cung cấp bởi Công ty quản lý trong giai đoạn Ban Quản trị thuê Công ty quản lý.

Việc cung cấp thông tin cho công ty kiểm toán luôn bị chậm và kéo dài bởi các thay đổi trong Chủ đầu tư, Công ty quản lý (từ Trưởng Ban Quản lý tới Kế toán phụ trách), và cũng từ sự thay đổi liên tục của các thành viên Ban Quản trị (người ký kết hợp đồng với kiểm toán viên).

 

Để việc kiểm toán lần đầu được tiến hành hiệu quả, các Ban quản trị chung cư cần thống nhất sau:

  • Quy chế Hoạt động của Ban Quản trị
  • Quy chế thu chi tài chính của Ban Quản trị
  • Biên bản bàn giao của Chủ đầu tư cho Ban Quản trị nêu rõ phần chung, phần riêng, Nội quy chung cư đã được gắn vào hợp đồng mua bán của từng Chủ sở hữu.
  • Giai đoạn tài chính được kiểm toán và chốt thời gian kiểm toán.

Các góp ý cho Ban Quản trị:

  • Xem xét Quy chế hoạt động của Ban Quản trị và Quy chế thu chi tài chính của Ban Quản trị ngay kỳ Hội nghị Nhà chung cư lần đầu và sử dụng quy chế này cho toàn bộ các hoạt động
  • Xem xét hợp đồng với Công ty quản lý một cách chặt chẽ và sự kiểm soát của Ban Quản trị liên quan tới các khoản thu chi Quỹ vận hành
  • Xem xét việc chuyển giao tạm thời toàn bộ số dư Quỹ kết dư từ Công ty quản lý do Chủ đầu tư bổ nhiệm / hoặc do chính Chủ đầu tư quản lý về ngay cho Công ty Quản lý do Ban Quản trị ký kết. Số dư chênh lệch/ thiếu hụt sẽ được thực hiện sau khi hoàn thành kiểm toán lần đầu (thường mất rất nhiều thời gian để hoàn thiện).
  • Xem xét biên bản bàn giao của Chủ đầu tư một cách đầy đủ (phần chung/ riêng rõ ràng và có bản vẽ hoàn công đầy đủ làm cơ sở tính toán phần chung/ riêng)
  • Có 1 nhân sự nắm rõ về quy trình kiểm toán và báo cáo tài chính để có thể theo dõi xuyên suốt quá trình bàn giao sổ sách/ chứng từ và báo cáo… từ CĐT/BQL tới BQT.

2. Các lưu ý về báo cáo thu chi quỹ vận hành:

 

Trong quá trình kiểm toán báo cáo thu chi quỹ vận hành, chúng tôi  thường gặp các vấn đề sau:

  • Giai đoạn đầu (tới 24 tháng kể từ khi bàn giao) - chi phí của chung và chi phí của CĐT lẫn lộn:
  • Một số chi phí của CĐT thường được đưa vào cho quỹ vận hành như: chi phí sửa chữa/ bảo trì, chi phí điện chung, ….
  • Chi phí điện trong giai đoạn đầu chưa lắp đặt công tơ, các công ty xây dựng/ lắp đặt sẽ sử dụng rất nhiều điện nhưng được phân bổ vào tiền điện chung của chung cư, dẫn tới việc chi phí điện rất là cao, trong khi đáng ra giai đoạn này chi phí điện sẽ cần  phải tính lại cho các nhà thầu.

Một ví dụ khác CĐT đã sử dụng ngân sách/ kỹ thuật của chung cư để dùng cho các việc của CĐT trong việc sửa chữa các căn hộ bị lỗi (chi phí bên trong căn hộ). Do vậy trong giai đoạn vận hành đầu tiên này mặc dù dân cư chưa về hết, các hệ thống máy móc thiết bị thường còn bảo hành, tuy nhiên số lượng cán bộ kỹ thuật của chung cư cao dẫn tới chi phí điện rất cao.

 

Ban Quản trị cần cân nhắc bóc tách các phần chi phí sử dụng riêng cho CĐT và yêu cầu CĐT chi trả lại cho quỹ vận hành.

 

Giai đoạn sau - ngân sách có phù hợp?

 

Giai đoạn sau thường Công ty Quản lý sẽ dựa trên ngân sách được chủ đầu tư thông qua để chi tiêu. Tuy nhiên, các Ban Quản trị cần lưu ý về việc ngân sách có phù hợp hay không để xem xét các số liệu chi có phù hợp không?

  • Chi phí nhân sự quản lý: số liệu nhân sự đưa ra trong danh sách có hoàn toàn 100% phục vụ dự án hay không? Hay một số nhân sự sẽ được công ty quản lý sử dụng cho 2-3 dự án và chia sẻ chi phí về chung cư của mình?
  • Chi phí bảo vệ: số lượng bảo vệ trong ngân sách và trên chi phí thường cao hơn số lượng bảo vệ thực sự có mặt tại chung cư. Ban Quản trị cần yêu cầu báo cáo kiểm soát số lượng bảo vệ và cắt giảm về số lượng đúng.
  • Chi phí điện: Ban Quản trị cần cân nhắc mức chi phí điện hợp lý và tiết kiệm, dựa trên công suất vận hành của chung cư thay vì dựa vào ngân sách đã đưa ra. Trong giai đoạn bán hàng, CĐT thường yêu cầu bật điện sáng ở toàn bộ các khu vực và do vậy, mức tiêu thụ điện sẽ cao. Cần có kế hoạch thay thế các nguyên liệu tiêu hao điện về mức tiết kiệm điện, khi cư dân về đủ chi phí tiền điện sẽ được giảm bớt.
  • Chi phí thay thế thiết bị: trong giai đoạn 2 năm đầu tiên, hầu hết máy móc thiết bị sẽ chưa cần bảo hành và thay thế nhiều, do vây mà chi phí trong báo cáo sẽ có nhiều khác biệt so với năm vận hành 3-4. Ban Quản trị cần làm việc chặt chẽ với BQL chung cư để đưa ra kế hoạch thay thế thiết bị, đặc biêt liên quan tới hệ thống thang máy, hệ thống nước thải, hệ thống điện của chung cư.

Việc sử dụng chi phí quỹ vận hành hay quỹ bảo trì chung cư cho việc thay thế các thiết bị cũng luôn là câu hỏi cần phải xem xét. BQT cần xem xét mức độ dài hạn so sánh với ngắn hạn trong việc sử dụng quỹ bảo trì.

 

Các góp ý cho Ban Quản trị:

  1. Ngân sách cần xem xét mức độ phù hợp như nêu trên cho số lượng nhân sự, bảo vệ, vệ sinh, …
  2. Kiểm soát chi: bằng việc xem xét và đánh giá báo giá, xem xét điều khoản hợp đồng
  3. Xem xét hợp đồng quản lý để tiết kiệm phần thuế Giá trị gia tăng cho phần nhân sự Ban Quản lý.
  4. Tiết kiệm ngân sách bằng cách yêu cầu BQL xem xét đưa ra dự báo dòng tiền để có thể gửi tiết kiệm dài hạn cho số tiền trong quỹ kết dư (mức chênh lệch lãi suất ngân hàng có thể là 3-4%/ năm)
  5. Xem xét các khoản mục mà CĐT cần phải bảo trì, bảo dưỡng thay vì lấy quỹ vận hành ra sử dụng
  6. Xem xét các khoản mục mà đơn vị bảo hiểm cần phải chi trả thay vì lấy quỹ vận hành ra sử dụng.

3. Các lưu ý về báo cáo quỹ bảo trì

 

Kinh phí bảo trì là khoản kinh phí thu từ các đồng chủ sở hữu với mức phí 2% trên tổng giá trị trước thuế của căn hộ (Nhà nước không thu thuế đối với khoản kinh phí này).

 

Đối với căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua tính đến thời điểm bàn giao đưa nhà chung cư vào sử dụng, trừ phần diện tích thuộc sở hữu chung thì chủ đầu tư phải đóng 2% giá trị căn hộ, phần diện tích giữ lại; phần giá trị này được tính theo giá bán căn hộ có giá cao nhất của nhà chung cư đó.

 

Kinh phí bảo trì chỉ được sử dụng để bảo trì các phần sở hữu chung của nhà chung cư, không được sử dụng cho việc quản lý vận hành nhà chung cư và các mục đích khác; trường hợp nhà chung cư phải phá dỡ mà kinh phí bảo trì chưa sử dụng hết thì được sử dụng để hỗ trợ tái định cư hoặc đưa vào quỹ bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư mới sau khi được xây dựng lại.

 

Kinh phí bảo trì được chuyển vào tài khoản do Chủ đầu tư lập để quản lý, sử dụng và được hạch toán trên cơ sở thực thu - thực chi. Quỹ bảo trì này sẽ được chuyển cho Ban Quản trị quản lý ngay khi Ban Quản trị được thành lập.

 

Các lưu ý khi kiểm toán Quỹ bảo trì mà chúng tôi thường gặp phải:

  • 2% trên tổng giá trị trước thuế của căn hộ: kiểm toán viên cần xác định giá trị bán có phù hợp hay không và chọn mẫu, yêu cầu CĐT cung cấp các số liệu tổng hợp và chi tiết để đảm bảo con số 2% tính toán này là phù hợp.
  • Tính toán lại phần  chung -  phần riêng: Xác định phần chung phần riêng sẽ dẫn tới việc tính 2% có chính xác hay không cho phần chưa bán/ giữ lại của chủ đầu tư. Để xác định được phần chung - riêng thường công ty kiểm toán sẽ được cung cấp bản vẽ hoàn công   của dự án  để tính lại số liệu này. Tuy nhiên, trên thực tế có nhiều CĐT cung cấp bản vẽ hoàn công nhưng không thực sự giống bản vẽ thực trạng dự án, do vậy tranh chấp về phần chung – riêng vẫn còn có nhiều bên không đồng ý được. Các phần chung hay tranh chấp: văn phòng làm việc của CĐT tại dự án, bãi xe, bản vẽ được sữa chữa lại để tăng diện tích thuê/ bán của CĐT.

Các góp ý cho Ban Quản trị:

  • Dựa trên bản vẽ bàn giao của CĐT và kiểm tra lại bản vẽ thực tế của chung cư để xác định rõ phần chung phần riêng – gửi văn bản ngay cho CĐT nếu có sự chênh lệch giữa bản vẽ và thực tế.
  • Yêu cầu xác nhận bằng văn bản của CĐT cho các phần chung này để đảm bảo không có sự thay đổi từ CĐT trong tương lai
  • Yêu cầu bàn giao  Quỹ bảo trì trên từng phần: lần 1 cho số lượng căn hộ đã bán, lần 2 cho phần riêng mà CĐT giữ lại và lần 3 cho toàn bộ tiền lãi tính trên quỹ bảo trì.

Mỗi một chung cư  có tình trạng pháp lý tòa nhà khác nhau, Quy chế vận hành – quy chế tài chính khác nhau, cách ký kết hợp đồng với Công ty quản lý khác nhau,  do vậy, các lưu ý nêu trên có thể không áp dụng cho toàn bộ các chung cư.

 

Nếu Quý vị có yêu cầu tư vấn và kiểm toán thu chi Quỹ vận hành chung cư và Quỹ bảo trì chung cư, Quý vị có thể liên hệ với KTC theo văn phòng Hà Nội - email: Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.  hoặc văn phòng TP Hồ Chí Minh Địa chỉ email này đã được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.  hoặc gọi tới  +84-974 589 163 để được tư vấn thêm về  Quản trị nhà chung cư.