Các loại kiểm soát nội bộ và giải pháp tương ứng trong doanh nghiệp

Kiểm soát bán hàng và giao hàng

- Cam kết hợp lý về lịch giao hàng: Trước khi cam kết về ngày giao hàng hoặc một cách thức khác thì Nhân viên bán hàng cần được phê duyệt.

- Nhận đơn đặt hàng đúng với điều khoản và điều kiện: Mẫu đơn đặt hàng chuẩn và có đánh số trước cùng chữ ký duyệt của người có thẩm quyền khi chấp nhận đơn đặt hàng.

- Áp dụng những chính sách bán chịu và kiểm tra chất lượng tín dụng hợp lý: Nhân viên bán hàng và người phê duyệt hạn mức bán không được là một người. Cần tách biệt vai trò cũng như chức năng của hai vị trí này.

- Giao chính xác số lượng và loại sản phẩm cho đúng khách hàng: Phiếu giao hàng nên đánh số, ngoài ra nên có thể một bản ghi về số lượng hàng đã giao và để người giao hàng có thể thêm thông tin.

- Hạch toán đầy đủ và chính xác bán hàng bằng tiền mặt: Khuyến khích khách hàng chuyển khoản để thanh toán tiền, kiểm tra độc lập về các quỹ tiền mặt, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh về thu tiền, sử dụng máy đếm tiền để đo lường chính xác…

Kiểm soát nội bộ trong khâu mua hàng

- Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng: Chuẩn hoá và đánh số Phiếu, chữ ký duyệt của người có thẩm quyền; đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái.

- Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp: Tách biệt chức năng đặt hàng và đề nghị mua hàng, phòng thu mua sẽ độc lập với các phòng khác, đơn đặt hàng phải được đánh số…

- Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp: Áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập; hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng sau một khoảng thời gian nhất định; đưa ra chính sách kỷ luật chặt chẽ nếu có hành vi vi phạm quy định.

- Nhận đúng hàng: Tách chức năng nhận hàng với mua hàng; biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp; đo lường hàng hoá; kiểm tra chất lượng; biên bản nhận hàng gửi cho phòng kế toán với đầy đủ chữ ký.

- Ngăn chặn hoá đơn đúp/ giả do nhà cung cấp: Hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự và số tham chiếu của đơn đặt hàng.

- Thanh toán mua hàng chính xác: Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán các vấn đề liên quan đến thanh toán (chiết khấu, hàng mua bị trả lại,…); séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước, phân biệt các hóa đơn đã hoặc chưa thanh toán.

Tóm lại, tất cả các doanh nghiệp nên có các mẫu chứng từ tiêu chuẩn để tăng cường thủ tục kiểm soát cho cả chu kỳ bán hàng và mua hàng. Công ty cũng cần các mẫu được đánh số trước với chữ ký đầy đủ để ngăn chặn gian lận trong các hoạt động đặt hàng và nhận hàng. Các chứng từ đặt hàng và nhận hàng hợp lệ cũng là cơ sở cho các chứng từ thanh toán được thực hiện.

Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định

- Bảo vệ hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho và thủ quỹ phải được tách biệt chức năng; hàng hoá/ sản phẩm nhập và xuất kho phải có phiếu nhập và xuất hàng kèm chữ ký thủ kho, nên dán nhãn hàng tồn kho để hàng hoá không thất lạc, sử dụng phiếu lưu chuyển sản phẩm; phát hiện chênh lệch thì kiểm tra kỹ càng.

- Lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định đầy đủ: Phòng kế toán nên lưu giữ bản đăng ký tài sản cố định để đối chiếu; tiến hành kiểm kê tất cả tài sản cố định theo định kỳ; cập nhật bản đăng ký TSCĐ.

Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng

- Kiểm soát tiền mặt: Tạo sổ quỹ ghi thu - chi tiền mặt và quản lý tiền mặt; đưa ra hạn mức thanh toán tiền mặt; Thường xuyên kiểm tra số dư tiền mặt trên sổ cái với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập; Kế toán và thủ quỹ làm việc minh bạch.

- Đối chiếu ngân hàng: Đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán bởi người có thẩm quyền kiểm tra (không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán). Phát hiện chênh lệch thì phải đối chiếu ngay với các chứng từ thu chi liên quan để có biện pháp xử lý.

- Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/ rút tiền ngân hàng mà không được phép: Tăng công đoạn chữ ký cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nào đó (Kế toán Trưởng/ Giám đốc Tài chính/ Tổng Giám đốc).

Kiểm soát hệ thống thông tin

- Uỷ quyền tiếp cận tài liệu của công ty: Đồng bộ tài khoản của nhân viên, mỗi người sử dụng một tài khoản để thực hiện thao tác; mỗi người được quyền truy cập vào từng mục khác nhau tùy vào vị trí công việc; lưu trữ lại toàn bộ lịch sử thực hiện các thao tác sửa/ xóa/ thêm hoặc có thể chặn các quyền không liên quan để không ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát nội bộ.

- Bảo vệ cơ sở dữ liệu và tài liệu của công ty: Lập bản sao dự phòng Các tệp tin và bản ghi; Quy trình lập bản sao dự phòng cần được lên kế hoạch chi tiết; Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, hệ thống lưu giữ mạng (sử dụng RAID); và không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ.

- Bảo vệ hệ thống máy tính: Cài đặt phần mềm diệt virus, không chạy phần mềm nào khi không có bản quyền/ tự chạy mà không được sự phê chuẩn của bộ quản lý IT phù hợp.

Để kết luận, công ty cần có quy trình kiểm soát để ngăn ngừa rủi ro kiểm soát tài sản như tài sản cố định và tiền mặt bằng cách phân chia nhiệm vụ và phê duyệt chữ ký từ người được ủy quyền. Bên cạnh đó, công ty cũng cần có sự kiểm soát hệ thống thông tin để ngăn chặn việc tiết lộ trái phép thông tin bí mật và hạn chế truy cập thông tin nhạy cảm.